Privacy Statement der S.V. LIFE (versie 23-05-2018)

S.V. LIFE verwerkt verscheidene persoonsgegevens van haar leden en bezoekers van haar website zowel digitaal als op papier. S.V. LIFE draagt hierbij zorg voor goede beveiliging en zorgvuldige verwerking van de persoonsgegevens van haar leden. Hierbij wordt aan de voorwaarden voldaan die zijn gesteld in de Europese privacywet, beter bekend als de ‘General Data Protection Regulation’ (GDPR) of de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG). In dit privacy statement staat beschreven welke gegevens door S.V. LIFE verzameld worden en hoe er met deze gegevens omgegaan wordt. Als u na het lezen van de onderstaande informatie nog vragen heeft, dan kunt u contact opnemen met de Abactis van S.V. LIFE via abactis@svlife.nl.

Welke gegevens verzamelen wij?

Klikgedrag
S.V. LIFE houdt klikgegevens bij van websitebezoekers op haar eigen website. De geautoriseerde personen van S.V. LIFE kunnen klikgedrag bekijken en het aantal kliks per pagina zien. Deze informatie is geanonimiseerd en is niet te herleiden tot de identiteit van de websitebezoeker. De verzamelde gegevens worden uitgezet in statistieken waarmee de effectiviteit van aangeboden informatie kan worden beoordeeld. Het doel hiervan is het optimaliseren van de inrichting van de website, zodat S.V. LIFE haar dienstverlening kan optimaliseren.

Persoonsgegevens voor lidmaatschap
Wanneer iemand zich inschrijft als lid van S.V. LIFE dienen de volgende persoonsgegevens verplicht doorgegeven te worden: voornaam, initialen, tussenvoegsel(s), achternaam, adresgegevens (adres, postcode en woonplaats), telefoonnummer (vast of mobiel), e-mailadres, geboortedatum, geslacht, studie, adresgegevens van ouders (adres, postcode, woonplaats en land) en telefoonnummer van de ouders. Daarnaast moet er worden doorgegeven of degene die zich inschrijft een internationale student is of niet. Ook houdt S.V. LIFE bij in welke studiefase (master, bachelor, alumnus) haar leden zijn.
Deze gegevens worden gebruikt voor onze ledenadministratie, het versturen van het verenigingsblad en de digitale nieuwsbrief, online inschrijvingen voor activiteiten en voor het versturen van overige poststukken met de juiste aanhef. Telefoonnummers worden gebruikt om leden op een snelle en persoonlijke manier te kunnen benaderen over verenigingszaken. Geboortedata worden verzameld zodat S.V. LIFE zich aan wettelijke 18+ regelingen kan houden bij borrels en activiteiten. Of een student internationaal is of niet, wordt bijgehouden zodat er gericht relevante informatie aan de studenten kan worden verschaft.
Statutair is vastgelegd dat een gewoon lid, bij het behalen van zijn bachelorsdiploma Life Science & Technology (en daarna stoppen met de studie Life Science & Technology) of masterdiploma Life Science & Technology of Chemistry, alumnus van S.V. LIFE wordt. Gegevens van alumni worden bewaard, zodat alumni kunnen worden uitgenodigd voor activiteiten die speciaal voor alumni georganiseerd worden door S.V. LIFE.
Ook wordt er bij inschrijving, met toestemming van het lid, een foto gemaakt van het nieuwe LIFE-lid. Deze foto wordt gebruikt voor de “smoelenposter” die verdeeld wordt onder alle leden van het eerste jaar en die op de studieverenigingenruimtes van S.V. LIFE hangt en wordt gebruikt voor de ledenlijst (naam, cohort, foto) in de almanak van S.V. LIFE die jaarlijks wordt uitgebracht.

Persoonsgegevens voor activiteiten
Wanneer een persoon zich inschrijft voor een activiteit van S.V. LIFE worden indien nodig naam, achternaam, mobiel telefoonnummer en e-mailadres verzameld. Dit is ten eerste zodat deelnemers kunnen worden geïnformeerd over de activiteit. Het tweede doel hiervan is de controle van lidmaatschap. Door de gegevens in te laten vullen, kan worden geverifieerd dat de persoon in kwestie daadwerkelijk lid is van S.V. LIFE. Voor sommige activiteiten, zoals studiereizen, zijn extra persoonsgegevens van de deelnemers nodig om de organisatie mogelijk te maken. Indien extra informatie gevraagd wordt, zal deze informatie niet worden opgeslagen in de database. Alle inschrijflijsten met persoonsgegevens worden na afloop van de activiteit verwijderd of vernietigd. Op elk inschrijfformulier geeft de deelnemer toestemming voor het verwerken van de opgegeven gegevens.

Foto’s
Tijdens de activiteiten van S.V. LIFE worden foto’s gemaakt voor het fotoarchief van LIFE. Deze worden opgeslagen op een beveiligde schijf van de TU Delft, waar alleen het bestuur van S.V. LIFE toegang toe heeft. Sommige foto’s worden gedeeld op de website van S.V. LIFE, op het account van S.V. LIFE op Flickr.com en/of op social media. De fotopagina op de website is niet te bereiken voor niet-leden van S.V. LIFE. Foto’s die schadelijk geacht worden door het bestuur zullen niet gedeeld worden op de fotopagina.
Foto’s van evenementen die niet schadelijk geacht worden door het bestuur zijn kunnen ook gebruikt worden ter promotie in bijvoorbeeld het periodeblad van LIFE, de Vision of LIFE, of de Almanak. Deze foto’s kunnen ook gedeeld worden met contacten van S.V. LIFE. Mocht er toch een ongewenste foto op de website van S.V. LIFE, Flickr.com of andere social media staan, dan kan er een mail gestuurd worden naar abactis@svlife.nl en wordt de foto verwijderd.

Overige gegevens
Naast bovenstaande gegevens wordt aan begunstigers van S.V. LIFE ook gevraagd om hun IBAN-nummer voor de jaarlijkse automatische incasso te delen. Voor declaraties worden daarnaast de naam en het rekeningnummer van het lid dat de declaratie indient gevraagd.

Wie heeft toegang tot gegevens van leden?

Bestuur
Het huidige LIFE-bestuur heeft toegang tot alle ingevoerde persoonsgegevens en statistieken, aangezien zij verantwoordelijk is voor alle verenigingszaken waaronder de organisatie van activiteiten en alle communicatie.

Commissies
Wanneer een commissie activiteiten organiseert waarvoor persoonsgegevens nodig zijn, heeft naast het bestuur ook deze commissie toegang tot de benodigde persoonsgegevens van de betrokken leden. Deze gegevens worden alleen verstrekt aan de commissieleden als de commissieleden verklaard hebben conform de AVG om te gaan met de persoonsgegevens.

Externe partijen
Met externe partijen die persoonsgegevens verwerken die vanuit S.V. LIFE komen, is een overeenkomst getekend met betrekking tot het verwerken van deze persoonsgegevens. Hierdoor kunnen deze partijen de gegevens alleen voor de beoogde doelen gebruiken en moeten deze vervolgens weer verwijderd worden. Deze gegevens worden alleen verstrekt aan de externe partij indien het lid hier zelf toestemming voor heeft gegeven.

Vastlegging en beveiliging van gegevens

Ledenbestand
S.V.LIFE maakt gebruik van een ledendatabase in Microsoft Access, die opgeslagen is op een schijf die beveiligd wordt door de TU Delft. Deze database is beveiligd met een wachtwoord dat alleen bekend is bij de huidige bestuursleden van S.V. LIFE. Dit wachtwoord wordt jaarlijks veranderd. In de ledendatabase staan de gegevens die vermeld zijn onder ‘Welke gegevens verzamelen wij? – Persoonsgegevens’ met uitzondering van de foto voor de smoelenposter en almanak.

Overige documenten
Alle overige digitale documenten met persoonsgegevens die S.V. LIFE verzamelt, worden opgeslagen op een schijf die beveiligd wordt door de TU Delft. Het wachtwoord van deze schijf is alleen bekend bij het bestuur van S.V. LIFE. Eventuele papieren documenten met daarop persoonsgegevens staan in kasten die afgesloten zijn door middel van een sleutelslot.

Hoe lang bewaren wij gegevens van leden?

Wij zullen alle gegevens die een lid indient voor lidmaatschap, bewaren tot een lid of alumnus aangeeft dat hij/zij wenst dat zijn/haar gegevens verwijderd worden uit de database. Machtigingen die gebruikt worden voor het begunstigerschap van LIFE, worden tot 14 maanden na de laatste incasso bewaard, zoals verplicht is volgens de SEPA-voorschriften, en daarna zo snel mogelijk verwijderd. S.V. LIFE is daarnaast verplicht declaraties 7 jaar te bewaren.

Wat zijn uw rechten als lid van S.V. LIFE?

Inzage en rectificatie
U heeft te allen tijde het recht om de door S.V. LIFE bewaarde gegevens in te zien en om rectificatie aan te vragen wanneer er iets niet klopt in de administratie. U kunt een overzicht van uw gegevens opvragen bij het bestuur via de huidige Abactis van S.V. LIFE of u kunt de gegevens op de bestuurskamer in komen zien (kamer s.08B, Einsteinweg 55, 2333 CC Leiden of kamer C0.090, van der Maasweg 9, 2629 HZ Delft).

Bezwaar en klachten
U heeft volgens de wet het recht om bezwaar te maken tegen het verzamelen van gegevens en om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer u dit nodig acht. Wanneer u het niet eens bent met het verzamelen van essentiële gegevens voor het lidmaatschap, kunt u het bestuur benaderen via de huidige Abactis van S.V. LIFE. Indien een lid de gegevens wil verwijderen in de administratie van LIFE, zal het lidmaatschap hiermee ook beëindigd worden.

Vergetelheid
In Artikel 17 van de AVG is het zogeheten recht op vergetelheid opgenomen.  Dit recht houdt in dat S.V. LIFE in een aantal gevallen persoonsgegevens moet wissen als een betrokkene erom vraagt. Op deze manier bestaat er geen link meer tussen het individu en bepaalde informatie. Ook in dit geval zal het lidmaatschap per direct worden beëindigd. Uitzonderingen worden gemaakt op leden die debiteur zijn van S.V. LIFE. Zij kunnen pas gebruik maken van het recht op vergetelheid, zodra het lid het verschuldigde bedrag heeft betaald.

Overdracht
U heeft het recht op overdracht van gegevens. Wanneer u zich bij een andere instantie inschrijft, kunt u een instantie die reeds over deze gegevens beschikt, verzoeken om benodigde gegevens te verstrekken. Op deze manier hoeft u niet opnieuw alle gegevens door te geven. In dit geval ontvangt u een Excel bestand met uw gegevens die bekend zijn bij de partij die de gegevens verstrekt.

Verstrekking van gegevens

Wanneer een persoon niet instemt met het verstrekken van gegevens die nodig zijn voor de ledenadministratie, kan deze persoon geen lidmaatschap bij LIFE verkrijgen.